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リモートワークを軌道に乗せたければ、まずはScanSnapで書類をクラウド化

ドキュメントをクラウド化しておけば、在宅勤務も問題なし

新型コロナウイルス肺炎(COVID-19)の流行で、在宅勤務、リモートワークを推奨する会社が増えている。

会社でのコミュニケーション、満員電車での通勤などを減らすことにより、新型コロナウイルス肺炎(COVID-19)が伝染する機会を減らそうというわけだ。

もちろん、接客業の方や、物理的に作業をしないといけない人は、在宅勤務というわけにはいないだろう。しかし、オフィスワーカーが在宅で勤務することにより、会社や満員電車の密度が下ることで、トータルでの伝染機会が減るという意義は大きいはずだ。

実は、弊社も今週から在宅勤務を推奨する期間が始まっている。もともと筆者は締切間近の休日などには、自宅で作業することも多かったので、自宅で作業する機会は多かった。それでもオフィスの他のスタッフもみんな在宅で勤務しているとなると、いろいろと勝手が違うものだと感じた。

とはいえ、比較的スムーズに在宅勤務に移行できたのは、日ごろからドキュメントのすべてをクラウド化し、書類で持ち運ぶ必要があるものを最小限にしていたからだ。

中でも絶対の必需品といえるのがScanSnapだ。

筆者は日常的に、取材でいただいた、書類、カタログ、パンフレットなどをすべてScanSnap iX1500で取り込んでデータ化している。会社、自宅、取材先などどこでも資料を参照する必要があるからだ。だから、いざリモートワークとなっても、いつでもほとんどすべての書類に自分のパソコンからアクセスできる。実際に在宅勤務を行っていても不自由を感じることはほとんどなかった。

PFU ScanSnap iX1500
https://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix1500/

 

自宅やオフィスで共用できるScanSnap iX1500

また、読み込んだ文書はPDFファイルはOCR(光学文字認識)処理も行われるので、あとから検索することも可能。何千枚、何万枚の書類があっても、いちいちファイル名などを分かりやすくつけなくても、一瞬で検索できる。また、ScanSnap Homeでは、書類のタイトルと想定される文字を自動で認識してファイル名にすることも可能なので、ファイル名を付けたりして整理する手間もない。便利。

ちなみに、最新のiX1500には4人分のScanSnap Homeライセンスが付属するので、家やオフィスで4人で共用することができる、また、1ライセンス9800円(税別)で追加購入することも可能。

iX1500では、『プロファイル』と言われるボタンを追加できる。プロファイルを設定すれば、それぞれのScanSnap HomeライセンスのフォルダやEvernoteなどのクラウドサービスに、ワンタッチで保存できる。

モバイルならScanSnap iX100が便利

また、モバイル用途ではiX100が便利。スキャンしたドキュメントは、iX1500の場合と同様、スマホやタブレット、パソコンなどのデバイスで直接処理したり、Evernote、Dropboxなどの、さまざまなクラウドサービスに直接送り込んだりできる。

PFU ScanSnap iX100
https://scansnap.fujitsu.com/jp/product/ix100/

普段から、すべての書類をこうやって電子的なドキュメントにする習慣があれば、リモートワーク、在宅勤務などを行うことになっても、問題なく業務を遂行できるはずだ。

今回は、新型コロナウイルス肺炎(COVID-19)によるものだったが、今回をきっかけにオフィスから離れても問題なく遂行できる業務は在宅、リモートワークで行える企業が増えていくに違いない。ScanSnapを使って、ドキュメントのクラウド化を進めて、準備をしておこう。

出典

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PROFILE

村上 タクタ

編集長

村上 タクタ

デジタルガジェットとウェブサービスの雑誌『フリック!』の編集長。バイク雑誌、ラジコン飛行機雑誌、サンゴと熱帯魚の雑誌を作って今に至る。作った雑誌は600冊以上。旅行、キャンプ、クルマ、絵画、カメラ……も好き。2児の父。

村上 タクタの記事一覧

デジタルガジェットとウェブサービスの雑誌『フリック!』の編集長。バイク雑誌、ラジコン飛行機雑誌、サンゴと熱帯魚の雑誌を作って今に至る。作った雑誌は600冊以上。旅行、キャンプ、クルマ、絵画、カメラ……も好き。2児の父。

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